Governance bij NWO

NWO is een bij wet opgerichte publiekrechtelijke rechtspersoon en als zodanig de rechtsopvolger van ZWO, opgericht in 1950. In de NWO Wet zijn de taken en bevoegdheden van NWO vastgelegd.

NWO voert een belangrijk deel van haar taken uit door het toekennen van subsidies aan onderzoekers aan universiteiten. De financiële middelen hiervoor komen voor het overgrote deel uit de begroting van het ministerie van OCW.

Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW)
NWO valt onder de verantwoordelijkheid van de minister van OCW. Om deze ministeriële verantwoordelijkheid naar behoren te kunnen dragen, heeft de minister verschillende bevoegdheden die in de NWO Wet zijn vastgelegd:

De minister voert een of twee keer per jaar overleg met het Algemeen Bestuur van NWO. In 2006/2007 zal ten behoeve van de minister het functioneren van NWO geëvalueerd worden.

Algemeen Bestuur
Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken NWO. Het Algemeen Bestuur wordt ondersteund door een algemeen directeur, die tevens de leiding heeft over het bureau van NWO.

Onder NWO ressorteren gebiedsbesturen, subsidieorganisaties (NCF, WOTRO), onderzoeksinstituten en tijdelijke aansturingsorganen (ACTS, NGI, ICTRegie). Het Algemeen Bestuur benoemt of stemt in met de benoeming van bestuurders in de besturen van deze organisaties. In het NWO Reglement is vastgelegd wat de spelregels zijn binnen NWO. Uitwerking van deze spelregels heeft plaatsgevonden in convenanten en richtlijnen.

Voor een goede uitvoering van de publieke taken onderhoudt NWO op gestructureerde wijze relaties met andere departementen, en andere (intermediaire) organisaties in het veld van wetenschap, o.a. met VSNU, universiteiten, KNAW, ministerie EZ, SenterNovem, EU, Research Councils in Europa. Het Algemeen Bestuur is verantwoording schuldig aan de minister. Daarnaast is het voor een publieke organisatie als NWO vanzelfsprekend om de publieke middelen verantwoord te beheren en daar verantwoording over af te leggen aan het publiek.

Code Goed Bestuur
NWO vindt de Code Goed Bestuur een prima richtsnoer om zich te verantwoorden over haar public governance structuur. Bijzondere aandacht is nodig voor de bestuurs- en toezichtstructuur binnen NWO, die afwijkt van het ‘ideaalmodel’ beschreven in de code. In het Strategisch Plan 2007–2010 heeft het algemeen bestuur het voornemen geuit de governance structuur binnen NWO nader te bezien. Om de interactie tussen NWO en haar omgeving te vergroten, zal NWO als opmaat voor veranderingen in haar governance een ‘senatorencollege’ instellen met instemmingsbevoegdheid ten aanzien van belangrijke beleidsbeslissingen. In dit college zullen vooraanstaande en gezaghebbende personen uit diverse geledingen van de samenleving zitting hebben. Ook op gebiedsniveau zal de governance worden bezien. In een aantal gebiedsbesturen zijn al langer deskundigen uit de samenleving opgenomen met een wetenschappelijke achtergrond en dito engagement, die niet werkzaam zijn in een universitaire omgeving.

Binnen NWO is de afgelopen periode een aantal maatregelen genomen, die goed aansluiten bij de richtlijnen die zijn neergelegd in de Code Goed Bestuur. Het gaat onder meer om:

  • Het op orde brengen van de interne risicobeheersings- en controlesystemen
  • Instelling financiële commissie (waarin twee leden van het Algemeen Bestuur, de directeur Organisatie & Planning en de externe accountant zitting hebben)
  • Ontwikkeling van een externe klachtenregeling
  • Ontwikkeling van een gedragscode

Regelingen in kader van good governance
NWO heeft belangrijke governance-issues vastgelegd in een aantal documenten:

Subsidieverlening
Belangrijk voor NWO is de kwaliteit, zorgvuldigheid en transparantie van het beoordelingsproces en projectbeheer. De volgende documenten bevatten een aantal van de maatregelen die door NWO in dit kader worden gehanteerd:

Interne regelingen
In onder andere de volgende documenten is of wordt een aantal interne governance-issues geregeld:

De Gedragscode belangenverstrengeling is in 2005 aangescherpt. De met * gemarkeerde documenten worden momenteel geactualiseerd/ontwikkeld.

Interne Risicobeheersings- en controlesystemen
NWO hanteert een systeem van planning & control; in het voorjaar bespreekt het Algemeen Bestuur op basis van de ingediende jaarrekeningen en meerjarenbegrotingen met de verschillende besturen de resultaten van het afgelopen jaar en de voornemens voor de komende jaren. In het voorjaar besluit het algemeen bestuur over de financiële kaders voor de komende jaren; op basis van deze financiële kaders stellen de verschillende besturen de definitieve begroting voor het volgende jaar op, die in september bij het Algemeen Bestuur wordt ingediend. Vervolgens wordt de begroting voor NWO als geheel opgesteld en uiterlijk 1 november aan de minister van OCW wordt aangeboden.

Als onderdeel van deze cyclus komen het financieel beleid en de financiële risico’s uitgebreid aan bod. In de richtlijnen Financiële bedrijfsvoering is de wet- en regelgeving waaraan NWO zich dient te houden vertaald naar richtlijnen die binnen NWO worden gehanteerd. Jaarlijks worden in het consolidatieprotocol de grondslagen vastgelegd voor de financiële verslaggeving waaraan NWO onderdelen zich te houden hebben. Aan het vervolmaken van de beschrijvingen van het primaire proces, een resultaat van de uitgevoerde INK-projecten de afgelopen jaren, wordt momenteel hard gewerkt. Het nieuwe strategisch plan voor de periode 2007−2010 zal in het kader van deze cyclus vertaald moeten worden in indicatoren waarmee het bereiken van de neergelegde doelen gemonitord kan worden. Een belangrijk element daarbij zijn de periodieke managementgesprekken.

In de loop van 2005 is aandacht besteed aan de risico’s die NWO loopt op fiscaal gebied, bij de geautomatiseerde informatievoorziening en de toegangsbeveiliging. Maatregelen om de verschillende geconstateerde risico’s te beheersen zijn of worden genomen. Een belangrijk aandachtspunt is het verder bevorderen van het bewustzijn van de medewerkers inzake de risico’s ten aanzien van toegang, zowel van computers als gebouwen.

laatst gewijzigd op 15 november 2010